MoneyTip.cz

Chceš se dozvědět jednoduchou efektivní metodu pro organizaci svého času, kterou můžeš ihned začít používat a vidět její konkrétní výsledky? Tento systém je vhodný pro každého, kdo chce zvýšit svou produktivitu. Používá jej řada úspěšných online podnikatelů jako Eben Pagan, Rich Schefren a další. Organizace pracovního času je ale výzvou nejen pro podnikatele pracující bez dohledu šéfa. Popisovaný systém využiješ také jako student nebo zaměstnanec.

Lidské tělo má svůj přirozený rytmus. Během dne jej můžeš zaznamenat jako úbytky energie a pokles soustředění. To se naopak střídá s časem, kdy se cítíš odpočatější a koncentrovanější. Metoda, kterou tě naučím, využívá právě tohoto rytmu našeho těla. Je založena na rozdělení času během dne do krátkých bloků. Čas, kdy pracuješ, se střídá s časem určeným pro odpočinek.

Důležité je pracovat po vyhrazenou dobu bez přerušení a tím se dostáváme k prvnímu kroku.

1) Eliminuj veškeré rozptýlení

Z průzkumů vyplynulo, že kdykoliv jsme během nějaké činnosti vyrušeni, trvá přibližně 20 minut, než se dostaneme zpět na předchozí úroveň koncentrace. Zvonící telefon, dotaz kolegy, okolní hluk a další události, na které přímo nebo nepřímo musíme reagovat. To vše snižuje naši výkonnost.

Na začátku každého pracovního úseku tedy eliminuj vše, co tě může vyrušit nebo přerušit. Vypni zvonění na svém mobilním telefonu. Ukonči všechny programy, které automaticky upozorňují na události, jako nové emaily a podobně. Ukonči icq, skype a další komunikační programy. Pokud je to možné, zavři dveře do své pracovny.

Další úkon, který v prvním kroku používám, je úklid pracovního stolu. Šel jsem dokonce tak daleko, že je kromě notebooku úplně prázdný. Mám na něm pouze případné podklady a jinak žádné věci, ke kterým mohou oči těkat a odvádět mou pozornost.

Tento krok je sám o sobě velmi důležitý a už jen jeho použitím budeš ve své pracovní době produktivnější.

2) Nastav odpočet pracovního času

Pořiď si časovač, na kterém jde nastavit odpočet času. Může to být cokoliv od sportovních stopek až po kuchyňský budík. Pokud pracuješ na počítači, je úplně nejjednodušší sáhnout po nějakém programu. Používám stopky dostupné na http://www.online-stopwatch.com/. Po vypršení zadaného času přehrají zvukový signál, což pro naše účely úplně stačí.

Svůj čas dělím do bloků 50-10-50-30. 50 minut práce, 10 minut pauza, 50 minut práce, 30 minut pauza a potom znovu od začátku. Střídám tedy deseti a třicetiminutové přestávky. Zvol úseky, které ti nejlépe vyhovují. Někdo preferuje například dvě hodiny souvislé práce, někdo naopak jen půlhodinové. Někomu zase vyhovuje mít delší úseky na začátku dne, když je odpočatější, a postupně pracovní úseky zkracovat a přestávky prodlužovat. Vyzkoušej několik způsobů a najdeš ten, který pro tebe funguje nejlépe.

Uvolni se, několikrát se zhluboka nadechni a spusť časovač.

3) Pracuj v nepřerušeném bloku času

Stopky běží, je čas pracovat. Nesnaž se dělat víc věcí najednou, naopak se soustřeď jen na jeden konkrétní úkol a jeho dokončení. Několik spuštěných programů, odpovídání na emaily, vyřizování hovorů, to vše nám dává pocit, že zvládáme víc práce najednou. Je to ale jen subjektivní dojem a pravda je taková, že těkání od jedné činnosti k druhé nám na efektivitě ubírá. Timothy Ferriss dokonce říká, že „multitasking“ snižuje IQ víc než kouření marihuany.

Věnuj se tedy práci na jedné konkrétní věci. Máš za úkol napsat článek, ale inspirace nepřichází? Nevadí. Nemusíš pracovat, ale pravidlo je takové, že dokud čas nevyprší, nemůžeš dělat ani nic jiného. Buď pracuješ nebo neděláš nic.

Naše mysl ráda těká od jedné věci k druhé. Díky tomu, že jsme v prvním kroku eliminovali vše, co nás může rozptylovat, začne se naše mysl nudit, protože nemá nic, čím by se zabývala. Jediné, na co se může soustředit, je práce, a tak tě po chvíli napadne první věta. Potom druhá, a než stopky oznámí konec, naplno se ponoříš do svého článku nebo úkolu.

4) Po vypršení času ihned přeruš práci

Hned, jak čas vyprší, přestaň pracovat. Nedokončuj rozepsanou větu, neklikej nikam myší. Ve chvíli, kdy čas vyprší, přeruš svou činnost. Může se zdát divné končit ve chvíli, kdy ti jde práce od ruky, ale je to důležité. Význam tohoto kroku se dozvíš za chvíli.

5) Nastav odpočet pauzy a relaxuj

Je čas regenerovat. Pokud máš sedavou práci, během pauzy se projdi, udělej pár cviků. Pokud se jednalo o fyzické úkoly, využij přestávku naopak k odpočinku a uvolnění. V tomto časovém úseku můžeš dělat cokoliv kromě práce. Vyřiď telefonáty, komunikuj s dalšími lidmi, doplň tekutiny.

Při práci na počítači je tato metoda kromě odpočinku těla a mysli vhodná také pro oči. Lékaři doporučují zhruba jednou za hodinu přeostřit do větší vzdálenosti. Dívat se pár minut po místnosti nebo třeba z okna. Snižuje se tak riziko bolesti hlavy, pálení očí a podobně. Během přestávky vstaneš od počítače, a tak si tvé oči odpočinou, aniž na tuhle radu musíš myslet.

6) Po skončení přestávky se vrať ke kroku 1

Po vypršení času začni znovu od prvního kroku. Eliminuj vše, co tě rozptyluje, nastav časovač na 50 minut a začni pracovat.

Význam předchozího přerušení činnosti i uprostřed myšlenky je ten, že následným navázáním v dalším bloku se učíš přecházet z pracovního režimu a zpět do něj. Z počátku může být těžké začít hned pracovat na předchozím úkolu. Čím déle budeš tuto metodu používat, tím méně budeš potřebovat času na zahřátí.

Moje zkušenost s touto metodou organizace času

Tento systém používám dva týdny a rozhodně se jej budu držet i nadále. Na konci dne mám dobrý pocit z dokončených dílčích úkolů a z toho, že jsem ve vyhrazeném čase opravdu pracoval a „neředil“ ho například pročítáním blogů a procházením diskusních fór. Díky pravidelným přestávkám se navíc necítím vyčerpaný a přetažený, jako když se zapomenu u počítače na několik hodin v kuse. Výsledky, které u sebe vidím, jsou pro mne příjemným překvapením.

Výzva pro tebe

Zkus tento systém poctivě používat jeden týden. Pokud máš povinnosti, které ti neumožňují pracovat takto celý den, začni jen se dvěma úseky denně. Máš čas číst můj blog, takže věřím, že čas na dva bloky organizovaného, vysoce produktivního času určitě také najdeš Budu rád, když se po aplikování metody se mnou a čtenáři v komentářích podělíš o svou zkušenost. Napiš také, pokud používáš jiný systém organizace času a jak ti vyhovuje.